Elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda ibraz ve muhafaza edilmesi anlamına gelen e-Arşiv, Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kullananlar için 1 Ocak 2015’te, diğer firmalar için ise 1 Ocak 2016’da zorunlu hale geliyor. FIT Solutions, milyonlarca arşiv imzası kapasitesi, basit entegrasyon katmanı, gelişmiş arayüzü ile faturaları 10 yıl boyunca saklayabilen bir e-Arşiv çözümü sunuyor.

Çok sayıda fatura üreten ve ürettikleri belgelerin ikinci nüshalarını kağıt ortamında saklamaları kendileri için ağır yük oluşturan mükelleflerin düzenlediği belgelere ait örnek nüshaların elektronik ortamda arşivlenmesini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Arşiv ile aylık raporlar hiçbir ek işlem gerektirmeksizin Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) iletiliyor.

Günde milyonlarca imza kapasitesi

FIT Solutions’ın binlerce e-Fatura ve e-Defter projesi ile kazandığı tecrübe ve birikimini aktardığı e-Arşiv çözümü, yüksek performans sayesinde dakikada binlerce fatura işleyebilme kapasitesi ile işletmelerin tüm faturalarını çok kısa süre içerisinde elektronik ortama aktarabiliyor. Günde milyonlarca fatura arşiv imzası ile imzalanarak 10 yıl boyunca saklanıyor. Fatura ve rapor süreçlerinin işlem sırasında her adımda izlenebilmesini de sağlayan e-Arşiv çözümü, firmaların raporlama yükümlülüğünü kolaylaştırıyor, saklama maliyetlerini sıfırlıyor.

Fatura verilerinin toplanması ile başlayan e-Arşiv süreci e-Fatura numarasının oluşturulması, ardından e-Fatura’nın oluşturulması, arşiv imzası olarak da bilinen e-İmza ile imzalama ve fatura görüntüsünün oluşturulması ile devam ediyor. Sonrasında müşteriye yine elektronik ya da basılı olarak iletilebilen faturanın elektronik kopyası e-Arşiv’de saklanıyor; aylık raporlama dönemlerinde otomatik olarak GİB’e gönderiliyor.

Süreçlerin şeffaf bir şekilde izlenebilmesinin yanı sıra, işletmelerin iş yükünü azaltırken, saklama alanı, arşivleme zorluğu gibi problemleri ortadan kaldıracak olan e-Arşiv, mali tasarrufu da beraberinde getirecek. Tüm faturaların ikinci kopyalarının elektronik olması ile kırtasiye masrafları neredeyse sıfırlanırken, arşiv alanı problemi de ortadan kalkacak.